Ký hợp đồng 40 bộ bàn ghế văn phòng , tôi tưởng thắng lớn , nào ngờ lỗ gần nửa tỷ vì một chi tiết nhỏ
Tháng 3 năm ngoái, tôi ký được hợp đồng 40 bộ bàn làm việc cho một công ty công nghệ. Tổng giá trị lên tới hơn 2 tỷ, tôi tưởng mình đã thắng lớn. Ấy vậy mà khi giao hàng, khách từ chối nhận vì một điểm mà tôi không hề ngờ tới: cạnh bàn bị vênh 2mm do không kiểm soát độ ẩm nguyên liệu. Họ yêu cầu làm lại toàn bộ, chi phí lên tới 600 triệu đồng. Đó là bài học đắt giá nhất trong suốt 10 năm trong nghề của mình. Nhìn lại từ đầu, tôi hiểu rằng không phải khách khó tính, chính tôi đã bỏ qua những bước nhỏ ở quy trình làm hàng.
Tôi đã tính giá sai ngay từ bước đầu tiên
Thành thật mà nói, phương pháp báo giá của tôi trước kia khá sơ sài: lấy đơn giá theo mét vuông và nhân với diện tích tấm panel, cộng chi phí khung là xong xuôi. thi công nội thất nhà phố quên mất tiền phủ laminate và keo dán viền. Riêng đơn hàng 40 bộ bàn ghế kia, phần vật liệu phụ trội vượt 15% so với dự tính, khiến lợi nhuận ban đầu gần như không còn gì. Thật trớ trêu là, tôi vẫn hay khoe mình chốt giá cực nhanh, nhưng thực ra tôi đang tự bắn vào chân mình. Nếu tính toán kỹ từ ban đầu, tôi đã đưa khoản này vào trong giá chào. Kể từ vụ đó, tôi luôn lập bảng chi tiết từng khoản mục trước khi chốt giá, gồm cả keo, phụ kiện, nhân công chà nhám, chứ không chỉ mỗi tiền tấm gỗ.
Quy trình kiểm tra chất lượng của tôi đã bỏ sót điều quan trọng nhất
Sau khi giao hàng thất bại, tôi bắt đầu soi xét hệ thống QC hiện tại của xưởng. Té ra, quy trình của tôi chỉ tập trung đo chiều dài, chiều rộng bằng thước kẹp, mà không hề kiểm tra độ phẳng của bề mặt sau công đoạn ép laminate. thi công nội thất biệt thự vẫn đinh ninh chỉ cần nhìn bằng mắt là đủ. Thế nhưng mắt người không phát hiện độ cong 2mm độ chênh 2mm trên tấm panel 1 mét vuông. Số liệu ghi chép lại trong vòng 3 tháng chúng tôi ghi nhận 12 lô hàng phải sửa lại vì lỗi tương tự. Mỗi lần phải làm lại mất thêm 15-20 ngày công nhưng tôi không tính vào đơn giá. Và cái gốc của vấn đề lại là độ ẩm của gỗ. Tôi quên không để gỗ ổn định trong xưởng 48 giờ trước khi đưa vào sản xuất. Tấm gỗ vừa chuyển về chưa kịp khô hẳn, mà đem ép ngay thì khi gặp không khí khô nó co không đều và sinh ra cong vênh. Bây giờ, tôi áp dụng một quy tắc cứng: gỗ phải nằm trong xưởng ít nhất 2 ngày trước khi đưa vào dây chuyền. Thoạt nghe thì tốn thời gian, nhưng nó giảm hẳn 80% rủi ro cong vênh ở các lô hàng tiếp theo.
Cách tôi xử lý khi khách trả hàng và xoay chuyển tình thế
Khi khách thông báo trả hàng, tôi không hề cuống lên. Tôi gọi ngay cho khách và đề nghị gặp trực tiếp để bàn hướng giải quyết. Ba ngày đàm phán không hề dễ dàng. Bên mua đòi tôi chịu 100% chi phí sửa. Tôi chấp nhận chịu lỗ 70% toàn bộ chi phí làm lại, đổi lại họ giữ hợp đồng dài hạn cho các dự án sau. Nói thật, tôi có thể đã phá sản nếu không xoay xở kịp. Điều đáng giá hơn cả là tôi học được phải làm mẫu thực tế trước khi chạy đại trà. Tôi bắt đầu làm theo cách này: với mọi đơn hàng trên 50 sản phẩm, tôi đều yêu cầu sản xuất thử 1 sản phẩm mẫu trước khi khách duyệt. Nhiều khách hỏi tôi làm mẫu có tốn thời gian không. Tôi chỉ đáp, vì một lần thử nhỏ rẻ hơn gấp nhiều lần so với khi bắt buộc sản xuất lại toàn bộ.
Giờ mỗi đơn hàng tôi đều làm một bước mà trước đây thấy thừa
Thời điểm này, từng đơn hàng đi qua xưởng đều thêm một công đoạn mà cách đây một năm tôi thấy vô ích. Chính là làm thử một sản phẩm mẫu vào đúng mùa thời điểm đó và đặt ngoài trời 72 giờ trước khi chốt sản xuất đại trà. Khi trời ẩm, gỗ hút hơi nước khiến lớp phủ bong; khi hanh khô, gỗ co rút gây nứt mạch keo. Nhờ một sản phẩm mẫu phơi nắng khoảng 72 giờ là tôi biết ngay lỗi sẽ xuất hiện ở đâu trước khi tốn tiền sản xuất cả loạt. Tiền đầu tư cho bước này chỉ khoảng 2% tổng giá trị hợp đồng, nhưng nó giúp tôi giảm 80% rủi ro bị trả hàng. Tôi thấy nhiều anh em làm xưởng vẫn lao đầu chạy doanh thu và bỏ qua những bước nhỏ như thế này. Họ cho rằng thử mẫu là thừa, nhưng tôi đã trả giá gần nửa tỷ để nhận ra điều đó. Lời khuyên của tôi là, trước khi ký một đơn hàng giá trị cao, hãy cầm bút tính lại từng khoản phí và đừng bao giờ bỏ qua bước thử mẫu. Có ai trong số các bạn từng gặp tình huống tương tự chưa? Tôi rất muốn nghe cách bạn xử lý.